Igazán sokat durrogtatott közhely, hogy a nap végén a munkád minősége a fontos és nem az, hogy milyen sok időt áldoztál a feladataidra. Sokan azt hiszik, hogy attól válnak jó dolgozóvá, minél tovább ülnek az irodában, pedig valójában az tesz nélkülözhetetlenné, ha jól osztod be az napjaidat és a feladatra szánt kreatív energiáidat. A time management hatékony és mindenki számára könnyen elsajátítható eszköz, ami segít, hogy a hivatásod mellett a magánéletedre is maradjon időd. 

A jó munka egyik alapja az odafigyelés. Nincs viszont olyan ember a Földön, aki a nap minden percében, 100%-ban tud fókuszálni. Egészen egyszerűen azért, mert ez biológiailag lehetetlen. A szervezetünk elfárad egy idő után és ha akkor is dolgozunk, amikor valójában a testünk már aludna, akkor belekerülünk a hibákkal, a hibajavítással eltöltött órák ördögi körébe és még csak elégedettek sem leszünk a végeredménnyel.

A kulcs a time management, egy olyan tervezés, amibe beleveszed a bizonyos feladatokra szánt időt, ahogy azt is, mikor kapcsolod ki magad pár percre és mikor hagyod az agyadat regenerálódni, magától inspirálódni a környezetből. 

So basic: előre tervezés  

Nem annyira meglepő, de a time management alapja az előre tervezés. Biztosan megvan az az érzés, amikor egy fontos nap előtti este  kikészíted a ruháidat (legalább fejben 🙂 ) és időben lefekszel, hogy reggel már semmivel se kelljen foglalkoznod, csak az aznapi fontos prezentációval. Valahogy ezt az állapotot kellene elérni egy átlagos hétfő reggelre is, amihez legkésőbb előző pénteken össze kell raknod, mit is fogsz csinálni. 

A hét utolsó délutánja a legalkalmasabb arra, hogy kiértékeld az előző napok eredményeit, felvezesd, hol tartasz a céljaidhoz képest és megtervezd a következő hetedet. Ilyenkor jellemzően már senki sem elérhető, ami egyben azt is jelenti, hogy senki sem fog megzavarni abban, hogy nyugodtan elengedd a mögötted álló dolgokat és hétfőn már felkészülten vágj neki az újabb feladatoknak. 

A tervezést kezd el a már előre megbeszélt meetingekkel, majd vedd górcső alá a jövő heti feladataidat: írd fel, nagyjából mennyi időt és mennyi koncentrációt, energiaráfordítást igényelnek. A stratégia megtervezését, vagy a piac monitorozását tedd azokra az időpontokra, amikor jobban ráérsz, a már megírt posztok beidőzítését, kisebb kampányok elindítását pedig akkora időzítsd, amikor két találkozó között pont van egy- egy órád. 

A saját feladataid mellett írd fel azokat is, amiket delegálni fogsz és azt is, hogy kinek fogod kiadni. Ha már látod a hetedet, azt is látod, mi az, ami belefér, mi az, amit csak te tudsz megcsinálni és mi az, amit ki tudsz adni valaki másnak is. Ezt pedig jobb, minél előbb megtenni, annál jobban fogsz haladni! 

Tool-ok

Szerencsére ma már nem kell nagyüzemű post it fogyasztónak lenni ahhoz, hogy rendszerezni tudd a saját dolgaidat. Heti 5 csomag post it felhasználása egyébként sem a kedvenc végcélja a fák életének. is igen csak környezetszennyező. Ha szereted a természetet és szereted magadat is, akkor irány a net és a világ legalább 1.000 darab time management eszköze, amiből legalább 950-nek van ingyenes verziója is. 

Ha feladatkörönként szeretsz tervezni és megőrülsz a flipchart táblákért, akkor neked elsősorban a Trello lesz a jó megoldás. Ha színek szerint tudsz gondolkozni és sokkal fontosabb számodra a vizualitás, akkor pedig ott van a Click Up. A folyamatábrák szerelmeseinek jó ötlet a Miro.

Nincs jó, vagy rossz tool. Azért van ennyi, mert egyszerűen ennyi féle ember van és mindenki máshogy látja a fejében a megvalósítandó terveket. Ha egyik sem tetszik és valahol bújkál benned egy elveszett fejlesztő, akkor kipróbálhatod a komolyabb JIRA-t vagy az egyszerűbb Google AppSheet-et is, ahol mobilos alkalmazást is fejleszthetsz magadnak anélkül, hogy megtanultál volna kódolni. 

Aktív órák

Biztosan van olyan ismerősöd, aki mindig éjszaka írja meg az e-maileket és akkor tud dolgozni, amikor mindenki alszik. Tuti, hogy van olyan munkatársad és barátod is, aki már reggel hatkor kukorékol még mielőtt a fél világ megitta volna az első kávéját. Mindenkinek más a természetes ritmusa és ezzel együtt mások is azok az órák, amikor a legaktívabbak. 

Ahhoz, hogy hatékonyan tudj dolgozni nagyon fontos, hogy ismerd a saját aktív óráidat és a munkatársaidét is. Azokat a feladatokat, amiket magányosan kell megcsinálnod, tedd arra az időszakára a napnak, amikor a legtöbb az energiád. Ide tartozik az, amikor egy egész hónapra való content plan-t kell elkészítened, vagy egy új ügyfél számára kell konkurencia kutatást végezned. Ha korai kakas vagy, akkor időzíts reggelre, ha pedig te vagy az egyedüli a környéken, akinél hajnali 2-kor is ég a lámpa, akkor tedd estére. 

Vannak olyan dolgok, amiket nem tudsz elintézni egyedül és szükséged van valamelyik munkatársad bevonására is. Ilyenek a tervező meetingek, amin összehangoljátok a posztokat, a kampányokat és a kreatívok elkészítésének határidejét stb. Egy picit talán nehezebb, de amennyire lehet, próbáljátok meg úgy időzíteni a közös munkát, amikor mindegyikőtök aktív. Egy brainstormingot például simán betehetsz délutánra, amikor még a korai madarak is fenn vannak és az éjjeli baglyok sem sírnak a “reggeli kávé” után.  Ez akkor is fontos, ha főnök-beosztott viszonyról van szó és akkor is, amikor egy szinten vagytok. Senkinek sem jó, ha csak egy félig odafigyelő  emberrel kell brainstormingolnia. 

A hasznos pihenés és hasznos munkaidő arányossága

Az agyad akkor is dolgozik a feladataidon, amikor éppen pihensz, vagy valami teljesen más dologra koncentrálsz. Amikor azt érzed, hogy egy megoldás hirtelen a semmiből támadt eléd, akkor az valójában a fejed hátsó részében folyó munkának az eredménye. Vizsgákra való készülésnél szokták mondani, hogy a vizsga előtt hagyj ki egy napot, de legalább egy délutánt, amikor nem gondolsz semmire, ami az adott témával kapcsolatos, mert akkor áll össze egy rendszerré a kép.Hasonló a helyzet akkor is, amikor egy nagyobb prezentációra készülsz az ügyféllel. Ha hagysz időt arra is, hogy leülepedjen a dolog, akkor sokkal magabiztosabban és érthetőbben fogod magadat előadni. 

A hétvégét is pont erre a fajta “üresjáratra” használhatod fel. Szépen elküldöd az agyadat pihenni, lerendezed az elmúlt napokat magadban és – ahogy már írtuk – megtervezed a következő hetet. Szombaton és vasárnap nyugodt leszel és hétfőn már úgy indulsz neki a dolgaidnak, hogy minden elő van készítve. 

Természetesen, a hétköznapokon is jó, ha beiktatsz egy kis pihenőt. Erre találták ki a pomodoro technikát, aminek az ihletője a paradicsom alakú  stopper óra volt. Az elmélet szerint 25 perces ciklusokban kell dolgoznod. Állítsd be az órát az előbb említett időtartamra és csak a feladat megoldásával foglalkozz. Ha letelt, írd össze, mit sikerült elvégezned és tarts 5 perc szünetet, majd kezd előről ugyanazt. Négy ilyen ciklus után pedig iktass be 20-30 percet, amikor sétálsz egyet a szabad levegőn, vagy megiszol egy kávét.  

A válaszolási kényszer

Ismerős az érzés, hogy megvolt a nyugodt kis friss levegő, elkészítetted a kávédat, leültél az asztalhoz mindennel felvértezve, ami a következő feladathoz kell és amikor ránézel az e-mail fiókodra, ott virít 6 olyan üzenet, aminek köze sincsen a következő félórás munkádhoz. Kibújik belőled a laptopot 8 karral ütő polip és megpróbálsz mindenkinek, válaszolni, plusz haladni is, majd a nap végén azt veszed észre, hogy valójában nem végeztél el semmit. 

A tervezés részei azok az idősávok is, amikor kizárólag e-mailekre válaszolsz. Tegyél be magadnak kétszer 1 órát, amikor csak azzal foglalkozol, hogy elolvasod a leveleidet és megválaszolod azokat a kérdéseket, amikkel hozzád fordultak. Ha ezt minden egyes nap nagyjából ugyanarra az időablakra teszed, akkor a munkatársaid is meg fogják szokni, hogy tőled  délelőtt 9-10 és délután 2-3 között kapnak levelet. Egy idő után egyre többen fogják betartani ezt a szabályt és nem fogják elvárni, hogy 11-kor válaszolj, ha csak nem egy kifejezetten sürgős ügyről van szó, ami mindent felülír. 

Ha kijelölt időben foglalkozol a leveleiddel, akkor nem fognak tudni megakasztani az olyan munkafolyamatok során, amik teljes koncentrációt igényelnek. Ha hagyod, hogy folyamatosan megszakítsanak, akkor sosem fogsz egy feladat végére érni és mindig stresszelni fogsz amiatt, mert nem tudtad időben, vagy a megfelelő minőségben leadni. A stressz pedig a legrosszabb és egyben legészségtelenebb tanácsadó. 

Mindezek mellett, amikor olyan feladatod van, ami teljes koncentrációt igényel, kapcsold ki a lehető legtöbb kütyüt magad körül és koncentrálj az elvégzendő munkádra. Sokkal hamarabb be fogod majd tudni fejezni és sokkal elégedettebb leszel utána, ami még a napodat is feldobja. 

A fentiek mellett néha nem árt nemet mondani bizonyos dolgokra. Kizárt, hogy attól leszel jó munkaerő, hogy hajnalig az irodában ülsz és mindent elvállalsz mások helyett. A minőségi munka sokkal többet ér, mint a látszólagos elköteleződés. Ha van egy nagy kampány, amihez sok felület működését kell összehangolni, naponta kell figyelni a visszajelzéseket és még a költési keret is extra magas, akkor nem teheted meg, hogy nem koncentrálsz oda és megcsinálsz valakinek valamit, amit egyébként ő is meg tudna csinálni. Könnyen előfordulhat, hogy pont abban a pár órában jön ki egy újságcikk, amire reagálnod kell. Az ügyfél pedig annyit lát majd a szituációból, hogy észre sem vetted, ahelyett, hogy nemet mondtál volna valamire, ami már régen túlmegy a kapacitásaidon és a vélt, vagy valós multitasking képességeiden.

A békát reggel kell lenyelni 

Sokszor vannak olyan feladatok, amiket nehéznek, kellemetlennek érzünk, vagy csak egyszerűen nem szeretünk. Ezeket a feladatokat pedig a nap elején kell elvégezni. A szörnyek sokszor csak messziről ijesztőek, amikor legyőzzük őket már nem is tűnnek annyira nagynak. Ugyanez a helyzet ezekkel a munkafolyamatokkal is. Ha reggel túl esel rajtuk, akkor utána tudsz az előrelépésre koncentrálni. Ha halogatod őket, akkor viszont rányomják a bélyegüket a többi munkaórádra is. A végeredmény egy nem egészben lenyelt béka lesz, ami megakad a torkodon és egy csomó stressz, amiért mást sem tudtál végig csinálni. 

A time management nem egy ördögtől való dolog, pusztán a munkafolyamatok egyszerű rendszerezése azzal, hogy előre megtervezed, amit csinálni fogsz, kihasználod az aktív perceidet, hagysz magadnak időt koncentrálni és nem utolsó sorban pihenni is. Ha betartod ezt a pár egyszerű szabályt, máris sokat tettél azért, hogy sokkal egészségesebb és elégedettebb legyél a karriered területén.  Ha úgy érzed, hogy annyira túlnőtt rajtad a projekted, hogy a világ összes ideje sem lenne elég arra, hogy minden marketing feladatot elvégezz, akkor fordulj hozzánk és mi leveszünk pár dolgot a válladról!